Document Controller – Office Support

Posted 3 weeks ago

VONK is een internationale leverancier van technologische oplossingen op het gebied van Power Conversion, Electrical & Instrumentation (E&I) en Control & Automation (C&A). Met onze ervaring, opgebouwd in de afgelopen 85 jaar, creëren we waarde voor klanten in verschillende marktsegmenten: hernieuwbare energie, nucleaire verrijking, conventionele energie en defensie.

VONK heeft een kantoor in Zwolle en een werkplaats voor de assemblage in Meppel. Daarnaast zijn er vestigingen in Frankrijk, Brunei en Dubai. Onze organisatie richt zich op het versnellen van de energie transitie door slimme oplossingen op het gebied van energieopwekking, -opslag en distributie te leveren. Evenals oplossingen voor groene waterstof-productie. We doen dit met ongeveer 65 collega’s al meer dan 85 jaar.

Iedere klant en elk project van VONK is uniek, maar onze missie blijft hetzelfde: de juiste innovatieve oplossing vinden voor de meest complexe uitdagingen.

VONK kan de meeste toegevoegde waarde bieden in complexe projecten waarin snel geleverd moet worden in lastig bereikbare gebieden. Betrouwbaarheid, innovatie, flexibiliteit en vakbekwaamheid zijn waar VONK voor staat.

Voor onze ontwikkelende en groeiende onderneming zijn we voor onze locatie in Zwolle op zoek naar een Document Controller & Office support medewerker.

Functieomschrijving

Als Document Controller binnen VONK ondersteun je projecten in uitvoering. Hiermee ondersteun je de dagelijkse werkzaamheden van de verschillende projectteams. Binnen het team ben jij verantwoordelijk voor een goede verwerking en afhandeling van de documentenstroom, het ontvangen, ordenen en het verspreiden van documenten van en naar klanten. Deze documenten worden gegenereerd door het projectteam, de opdrachtgever, de onderaannemer en de leveranciers. Je doet dit in ons eigen Document Control tooling en in ons ERP systeem, Business Central.

In het kort zal je takenpakket er als volgt uit zien:

  • Het zorgdragen voor het beheer, registratie, distributie en archivering van de project- documenten; 
  • Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van facturen;
  • Het correct distribueren van documenten conform de procedures, de vraagspecificatie (uitvoeringscontract) en gemaakte werkafspraken; 
  • Het verwerken en archiveren van de documentenstroom conform de procedures, de vraagspecificatie (uitvoeringscontract) en werkafspraken;
  • Het beschikbaar stellen van actuele documentoverzichten/ verwerkte opdrachten; 
  • Het signaleren van ontstane problemen en knelpunten met betrekking tot de documenten.

Kortom: jij zorgt ervoor dat jouw team erop kan vertrouwen dat ze ten allen tijde met de juiste informatie aan het werk zijn.

Daarnaast zal je een aantal taken als Office Support oppakken, denk hierbij aan:

  • Verwerking van de post en koeriersdiensten;
  • Bijhouden van voorraden van kantoor- en kantineartikelen;
  • Ondersteunen bij bijvoorbeeld het voorbereiden van beursbezoeken etc.

Functie-eisen

Je hebt een relevante MBO opleiding afgerond. Werkervaring in een soortgelijke rol binnen een project gestuurde organisatie is een pré. Een goede beheersing van de Engelse en Nederlandse taal is essentieel en je moet zeer computervaardig zijn.

In overleg kan de functie zowel fulltime als parttime ingevuld worden. Daarbij willen we vermelden dat thuiswerken in overleg mogelijk is.

Persoonskenmerken

Je bent communicatief sterk en je schakelt makkelijk met veel verschillende partijen en tussen de diverse projecten. Je kunt goed onder tijdsdruk presteren en je hebt verantwoordelijkheidsgevoel. Verder ben je flexibel ingesteld en heb je een proactieve en resultaatgerichte manier van werken.

Wat bieden wij

  • Een prettige werkomgeving met een enthousiast en gemotiveerd team;
  • Voldoende ruimte voor eigen initiatief en persoonlijke ontwikkeling;
  • Goede reiskostenvergoeding;
  • Jouw bijdrage maakt de energietransitie mede mogelijk!

Interesse

Heb je interesse hebben in deze veelzijdige functie en voldoe je aan de gestelde eisen, reageer dan zo spoedig mogelijk door een mail te sturen naar career@iivonk.com. Voor vragen kun je contact opnemen met Annemieke Moes-Teeuwen Tel: 06 55 08 50 81